Stage gates, também conhecidos como "gates de estágio" ou "marcos de controle", são pontos de decisão estratégicos utilizados em processos de gerenciamento de projetos e inovação. Eles representam pontos de avaliação crítica ao longo do ciclo de vida de um projeto, onde as decisões são tomadas para prosseguir ou interromper o projeto com base em critérios predefinidos.
O conceito de stage gates foi desenvolvido para melhorar a eficiência e a eficácia no desenvolvimento de novos produtos, serviços ou projetos. Cada estágio, ou gate, representa uma fase específica do processo, geralmente dividido em etapas sequenciais, como conceito, desenvolvimento, testes e lançamento.
Em cada gate, uma equipe de tomadores de decisão revisa o projeto e suas entregas até o momento, analisa os resultados, avalia os riscos e benefícios associados e decide se o projeto pode avançar para a próxima etapa. O objetivo é garantir que o projeto esteja em conformidade com as metas, requisitos e expectativas estabelecidos, além de evitar desperdício de recursos em iniciativas que não sejam viáveis ou valiosas.
Os stage gates ajudam a melhorar a governança e o controle do projeto, permitindo que a alta administração tome decisões informadas com base em informações atualizadas em cada estágio. Além disso, eles também fornecem uma oportunidade para a equipe do projeto receber feedback, ajustar o curso, adicionar recursos ou descontinuar o projeto, se necessário.
A implementação de stage gates pode variar de acordo com a organização e o contexto do projeto, mas geralmente envolve a definição de critérios claros para cada gate, a realização de revisões formais e a documentação das decisões tomadas. Esses pontos de decisão ajudam a aumentar a probabilidade de sucesso do projeto, minimizando os riscos e garantindo a alocação adequada de recursos em cada estágio.
Quais estagios e metas podemos definir em startups
Os estágios do Stage Gates, também conhecidos como estágios do processo de gatekeeping, podem variar dependendo da organização e do contexto específico do projeto. No entanto, existem alguns estágios comumente encontrados em muitos modelos de Stage Gates. Aqui estão alguns exemplos típicos:
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Iniciação:
- Objetivo: Avaliar a viabilidade do projeto e alinhá-lo aos objetivos estratégicos da organização.
- Atividades: Definir o escopo do projeto, identificar os principais stakeholders, analisar a viabilidade técnica, financeira e comercial do projeto, elaborar um resumo executivo.
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Análise e Planejamento:
- Objetivo: Realizar uma análise detalhada do projeto e desenvolver um plano abrangente para sua execução.
- Atividades: Realizar análise de mercado, análise de viabilidade, definir metas e critérios de sucesso, elaborar um plano de projeto detalhado, identificar e mitigar riscos, desenvolver um orçamento preliminar.
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Execução:
- Objetivo: Executar as atividades planejadas e desenvolver as entregas principais do projeto.
- Atividades: Implementar o plano de projeto, realizar as atividades definidas, desenvolver protótipos, realizar testes e validações, coletar feedback dos stakeholders.
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Revisão Intermediária:
- Objetivo: Realizar uma revisão abrangente do projeto antes de prosseguir para a próxima fase.
- Atividades: Avaliar o progresso do projeto em relação aos marcos definidos, revisar a conformidade com os critérios de sucesso, revisar os resultados alcançados até o momento, realizar uma análise de riscos atualizada.
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Conclusão:
- Objetivo: Finalizar o projeto, revisar os resultados finais e planejar a transição.
- Atividades: Preparar a documentação final do projeto, realizar revisões finais, avaliar a satisfação do cliente, conduzir uma análise pós-projeto, planejar a transição para a operação normal ou próxima fase.
Cada estágio é geralmente seguido por uma revisão formal realizada por uma comissão de gatekeepers, que avaliam as entregas, os resultados e os riscos associados ao projeto. Com base nessas avaliações, a decisão é tomada para prosseguir para o próximo estágio ou encerrar o projeto.
Como implementar o controle de estágios
A implementação do gatekeeping, ou controle de estágios, requer um planejamento cuidadoso e a definição de um processo claro. Aqui estão algumas etapas que podem ajudar na implementação do gatekeeping:
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Definir os estágios e critérios de aprovação: Identifique os estágios-chave do seu projeto e estabeleça critérios claros que determinem se o projeto pode progredir para o próximo estágio. Os critérios podem incluir resultados alcançados, conformidade com metas, disponibilidade de recursos, análise de riscos e outros fatores relevantes para o sucesso do projeto.
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Designar uma equipe de gatekeepers: Selecione um grupo de pessoas responsáveis por revisar e tomar decisões em cada gate. Essa equipe pode ser composta por gerentes de projeto, especialistas técnicos, representantes de stakeholders e outros membros relevantes da organização.
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Documentar os processos: Documente claramente os processos e requisitos para cada estágio e gate. Descreva as atividades, as entregas esperadas, os critérios de aprovação e as responsabilidades da equipe de gatekeeping. Isso ajudará a garantir consistência e transparência ao longo do processo.
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Realizar revisões formais: Agende revisões formais em cada gate para avaliar o progresso do projeto. Durante essas revisões, a equipe de gatekeepers analisará as entregas, os resultados e os riscos associados ao projeto, comparando-os com os critérios de aprovação definidos. Essas revisões devem ser documentadas e registradas para referência futura.
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Tomar decisões informadas: Com base na análise realizada em cada revisão de gate, a equipe de gatekeepers tomará decisões sobre a progressão do projeto. Isso pode incluir aprovar o projeto para avançar para o próximo estágio, solicitar modificações ou melhorias antes de permitir a progressão ou encerrar o projeto se não atender aos critérios estabelecidos.
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Comunicar as decisões: Comunique claramente as decisões tomadas em cada revisão de gate aos membros da equipe do projeto e outras partes interessadas relevantes. Explique os motivos das decisões e forneça orientações para o próximo estágio do projeto.
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Revisar e iterar: À medida que o projeto avança, faça uma revisão periódica do processo de gatekeeping. Avalie a eficácia do processo, faça ajustes se necessário e aprenda com as lições aprendidas em cada revisão de gate. Isso garantirá uma melhoria contínua do processo de controle de estágios.
